货运代理业务员在因外配订舱面对的是每一单不同的船东或货代,根据各家不同的操作规定提供海运服务。
一.配船指南
适用于所提供的各条航线服务以及拼箱服务。
二.订舱对象及方式
以价格优先,航线好为宗旨,选择有优势的船东或货代订舱。
订舱方式:以书面订舱(填写订舱单)
1、订舱代理指定的托运单格式
2、非指定的订舱格式(中海托运单的格式)
三.审核托运单订舱注意事项
在收到经运价中心审核过和订舱单后,开始订舱工作,注意审核订舱单必须提供以下内容:
1.预配船期
2.箱型,箱量
3.货名或货类
4.重量,体积(拼箱必须提供的大约数)
5.起运港/卸货港/目的港(必须清晰明确)
6.付费条款(需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)
7.运输条款以及特别注意事项的要求
经过运价中心审核运费无误后,向船东或货代订舱。
四.取得订舱确认应注意事项
通过不同的方式收到船东或货代的订舱确认单(SHIPPING ORDER)后,将S/O上相关船东或货代的资料删掉,在SO上注明客服/单证联系人员的电话,传真以及EMAIL地址,再将SO传真给予客户。若客户要委托拖车装箱跟报关的,先于提前1-2天安排落实好拖车计划与报关事项。
五.FMS系统录入以及核查各项费用
录入的依据是以BOOKIN GREPORTD 右上运价中心人员注明的工作号,输入工作号调出该票将相对应的SO资料录入。先核对客户名称,在订舱号处输入SO号,船名航次,截关日,ETD船舶离港时间,装港、卸港、目的港录入代码显示完整的港口名称,船公司,订舱代理录入公司代码,按保存键即可。如有备注注明就在海运界面里点击订舱栏里的备注栏注明。点击费用管理界面,与BOOKING REPORT上的费用相核对,做好相关记号,为后面的确认费用单做好前提工作。